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23 marzo 2020

Importancia de la Comunicación Organizacional en tu empresa

Los procesos comunicativos son una parte esencial ya no solo en las relaciones sociales, sino a nivel organizacional, dentro del contexto empresarial. La comunicación organizacional permite que se transmitan y reciban mensajes y que se mantenga una cohesión grupal y laboral entre los trabajadores.

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Es por ello que cada vez más empresas optan por contratar a personas que se encarguen de gestionar, estimular y mejorar la comunicación en la empresa. Existen diferentes tipos de comunicación organizacional, según algunos parámetros. Vamos a ver en qué consiste cada uno de ellos.

La comunicación organizacional es aquella comunicación que se da en las empresas, ya sea a través de sus empleados, como en relación al contexto organizacional. Engloba todos aquellos mensajes, conductas y actitudes que se emiten en el contexto laboral, con la finalidad de transmitir una idea, un objetivo, una tarea etc. También tiene que ver con la identidad de la empresa.

Así, se trata de una parte esencial en toda empresa, ya que a través de una comunicación organizacional efectiva, es posible crear un ambiente de trabajo adecuado, así como mantener informados a todos sus miembros sobre los temas relevantes, necesarios para desarrollar la actividad laboral de forma eficiente.

Es por ello que hoy en día es muy habitual encontrar un o una profesional dedicado/a íntegramente a desarrollar este campo, a través de la creación de estrategias y de la implementación de procesos y herramientas que permitan facilitar una comunicación fluida entre los trabajadores de la empresa.

A su vez, estos profesionales de la comunicación también trabajan en la imagen que la empresa proyecta fuera, en la sociedad o en el tejido empresarial (configurando su identidad empresarial, su “marca”); es decir, se encargan de gestionar qué mensajes emite la empresa y cómo los emite (ya sea a través de redes sociales, de publicidad, etc.).

Tipos de comunicación organizacional

Dependiendo del tipo de comunicación (concretamente, de a qué nivel se da la comunicación, si dentro o fuera de la empresa), encontramos dos tipos de comunicación organizacional: la interna y la externa. Vamos a conocer en qué consiste cada una de ellas, además de sus subtipos:

1. Comunicación interna

La comunicación interna de una empresa es la que se da dentro de ella, entre sus empleados. Ésta se realiza a través de las reuniones, los comunicados, los manuales de acogida, los folletos, etc. A su vez, encontramos diferentes tipos de comunicación organizacional interna, según los parámetros de clasificación que utilicemos:

1. 1. Según su grado de formalidad

Según su carácter o tipología (o grado de formalidad), la comunicación organizacional interna puede ser de dos tipos: formal e informal.

La comunicación organizacional interna formal se compone de todos aquellos mensajes que se emiten y se reciben entre los trabajadores de la empresa, a través de actos oficiales, como por ejemplo reuniones, asambleas… Es decir, es una comunicación que tiene un carácter más “oficial”.

Se trata de una información que suele quedar registrada, a través de los actos de las reuniones, por ejemplo. Es por ello que se puede acudir a ella en caso de necesitarse.

La comunicación organizacional interna informal es la que tiene un carácter menos formal, menos oficial; es decir, engloba situaciones de interacción entre los miembros de una empresa, cuando éstos están hablando e intercambiando mensajes o impresiones en su tiempo de descanso, por ejemplo.

Suele tratarse de una comunicación oral; es la que permite potenciar un buen ambiente laboral.

1.2. Según la direccionalidad de la información

Así, la comunicación interna también puede ser de tres tipos, si atendemos al criterio de qué dirección sigue el flujo de la información: ascendente, descendente y horizontal. Para que la comunicación dentro de una empresa sea efectiva y productiva, deberán darse estos tres tipos: ascendente, descendente u horizontal.

El primero de los tipos de comunicación organizacional interna según su direccionalidad es la ascendente: ésta consiste en la comunicación que se transmite “desde abajo hacia arriba”, es decir, desde los trabajadores (“peones”) hacia sus jefes de departamento, jefes de área y directivos. En otras palabras, es la información que comunican los rangos bajos hacia los rangos intermedios y altos (a nivel jerárquico).

¿Cómo se lleva a cabo este tipo de comunicación? A través de diferentes canales y herramientas: reuniones, formularios de sugerencias, encuestas, entrevistas, etc.

La comunicación interna descendente es la que va “de arriba hacia abajo”, es decir, desde los jefes o directivos, hacia sus trabajadores. O sea, a nivel jerárquico, es la información que transmiten los trabajadores de rango alto hacia rangos intermedios y bajos.

Se realiza mediante las reuniones, llamadas telefónicas, cartas, folletos, informes, discursos, instrucciones (orales o escritas), etc.

Finalmente, el tercero de los tipos de comunicación organizacional según su direccionalidad, es la comunicación horizontal; ésta se da entre los compañeros de trabajo que están en el mismo rango o nivel jerárquico (por ejemplo entre jefes de departamento, jefes de área, trabajadores, etc.).

Igual que las anteriores, puede tomar diferentes canales o vías; reuniones, charlas informales entre compañeros, llamadas, correos electrónicos, etc. Este tipo de comunicación permite fomentar la cohesión entre los trabajadores y los equipos, mejorando su relación laboral y personal.

2. Comunicación externa

El segundo de los tipos de comunicación organizacional, según el nivel en el que se da, es la comunicación externa; ésta engloba los procesos comunicativos que se dan para dar a conocer la empresa fuera.

Tiene que ver más con temas de publicidad, la imagen que se proyecta de la empresa, las redes sociales, etc. Permite conocer, además, la opinión que tienen las personas de fuera de la empresa, de la propia empresa (es decir, qué opina la sociedad de la empresa).

Así, la comunicación externa está formada, además de por la publicidad, por las notas de prensa, los comunicados, los folletos informativos, etc.

Componentes

Existen tres componentes o elementos en todo acto comunicativo, dentro de los diferentes tipos de comunicación organizacional. Estos tres elementos forman parte de la comunicación; son piezas clave que influyen en todo el proceso y que permiten que se desarrolle el mismo. Hablamos de:

1. Personas

Son las personas que se comunican dentro de la empresa, o que facilitan los procesos comunicativos de la misma (en la comunicación externa, por ejemplo). Al tratarse de un proceso de interacción humana, es evidente que las características de las personas influirán en el acto y el proceso comunicativo (en cómo se transmite la información, qué información se selecciona, cómo se recibe, etc.)

Es decir, influirá el estado anímico de la persona, su personalidad, las relaciones con sus compañeros (tipo, frecuencia…), su rango o nivel jerárquico dentro de la empresa, etc.

2. Contenidos

Los contenidos en todo acto comunicativo tienen que ver con los objetivos que pretenden conseguir la emisión de determinados mensajes, así como con el emiso y el receptor de los mismos, los canales o vías de comunicación que se emplean, etc. Todo esto influirá, igual que el componente anterior, en lo que se obtenga con ese acto comunicativo y en el resultado final de dicho proceso.

3. Entorno

Finalmente, el entorno hace alusión al escenario donde se desarrolla la comunicación; es decir, a la organización misma, pero también a sus espacios concretos (oficina, cafetería, ascensor…). El entorno es un componente que también influye y afecta a la comunicación, influyendo en los emisores y receptores de los mensajes, y viceversa (es decir, las personas también pueden influir sobre el entorno).

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